Erste digitale Kollegin in Hanau: KI Emma hilft im Standesamt

Das Hanauer Standesamt bekommt digitale Unterstützung: Eine Künstliche Intelligenz (KI) namens Emma hilft künftig den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei, Tausende von Familienbüchern und Geburtsurkunden zu scannen und in eine besondere Software zu integrieren. Die Brüder-Grimm-Stadt ist damit nach Einschätzung des Fachverbandes der hessischen Standesbeamtinnen und Standesbeamten Vorreiterin in Hessen.

Ihm sei kein anderer derartiger Einsatz bekannt, sagt Frank Müsken, Vorsitzender des Fachverbands. "Allgemein kann man sagen, dass auch Verwaltungen und damit auch die Standesämter unter Fachkräftemangel leiden", erklärt er. Freie Stellen seien immer schwieriger wiederzubesetzen.

Schutz sensibler Daten

"KI, so sie denn gut funktioniert, kann Standesämter sicherlich von Eingabearbeiten entlasten, womit der Fokus aufgrund Zeitgewinns mehr auf die juristische Betrachtung und Prüfung der Personenstandsfälle gelenkt werden kann", erklärt der Experte. "Die juristische Betrachtung sollte auch in Menschenhand bleiben und nicht durch technische Lösungen ersetzt werden." Die Kontrolle darüber, was die KI tun darf und was nicht, bleibt nach Angaben der Hanauer Stadtverwaltung stets in den Händen von Menschen. Strikte Kontrollen gewährleisteten die Sicherheit und den Schutz sensibler Daten und stellten sicher, dass das System Emma nur innerhalb der definierten Richtlinien und Vorschriften handle. 

Emma ist gebürtige Hessin

Emma wurde von einer Firma in Seeheim-Jugenheim im Kreis Darmstadt-Dieburg entwickelt und kann damit gewissermaßen als Hessin gelten.

Elektronischer Registereintrag

Papiergebundene Registereinträge werden durch die Mitarbeiter des Standesamts Hanau erfasst und in einen elektronischen Registereintrag umgewandelt. Dabei handelt es sich nach Angaben der Stadtverwaltung um eine gesetzliche Vorgabe, da Urkunden nur noch aus einem elektronischen Register ausgestellt werden dürfen und unter verschiedenen Standesämtern die Möglichkeit eines elektronischen Datenabrufs möglich sein muss.

Was Emma kann

Im Hanauer Standesamt müssen papiergebundene Einträge händisch gescannt und für das elektronische Register weiterverarbeitet werden. Dabei wird eine Großzahl von Dokumenten nach Behördenangaben umbenannt und zur dauerhaften und sicheren Ablage in die elektronische Sammelakte verschoben. Dabei kommt nun die KI ins Spiel."Emma liest dafür zunächst Informationen aus den Dokumenten aus, um dann zu erkennen, wo das Dokument gespeichert werden muss", teilte das Amt mit. Dann stelle die KI sicher, dass alle nachträglich erfassten Register in die Sammelakte gespeichert wurden. Außerdem überprüft Emma die elektronischen Register, ob familienrechtliche Zuordnungen wie Vater und Mutter eingetragen sind. Fehlen diese, trägt die KI sie nach.

Weitere Einsatzmöglichkeiten werden geprüft

Emma sei darauf programmiert, nur das zu tun, was der Mensch ihr beigebracht habe, betont die Stadt. Die KI könne nur in den Anwendungen arbeiten, für die ein Zugriff eingerichtet worden sei. Die Stadt prüft nun weitere Einsatzmöglichkeiten. Wo genau die sein könnten, will der Magistrat noch nicht verraten, da die interne Information und Abstimmung nicht abgeschlossen sei. Es sollen aber Bereiche sein, bei denen gleichförmige Vorgänge in hoher Stückzahl von der KI bearbeitet werden.